Hvis bare alle fulgte loven, så ville der være høj datakvalitet i alle kunde- og CRM-systemer. Det er selvfølgelig ikke helt så enkelt endda, men der er noget om snakken. Et godt sted at starte for at opnå den høje datakvalitet er at rette fokus på tre centrale punkter i GDPR – databeskyttelsesforordningen.
GDPR’s artikel 5 ”Personoplysninger skal være korrekte…”
Under overskriften ”Rigtighed”, foreskriver GDPR rent formelt, at virksomheder har en forpligtelse til at have så korrekte persondata som muligt. I artikel 5 hedder det eksempelvis, at: ”Personoplysninger skal være korrekte og om nødvendigt ajourførte; der skal tages ethvert rimeligt skridt for at sikre, at personoplysninger, der er urigtige i forhold til de formål, hvortil de behandles, straks slettes eller berigtiges”.
Dvs. er du en virksomhed, som af forskellige årsager behandler persondata, så har du også en forpligtelse til at vedligeholde dem. Du kan fx overveje, om du har gjort tilstrækkeligt for at sikre dig korrekte adresser og telefonnumre på dine kunder?
Konsekvensanalyse
Lovgivning eller ej, er det altid vigtigt at kortlægge virksomhedens data og de systemer mellem hvilke der flyder data. Det gælder både mellem systemer internt i din virksomhed, men så sandelig også mellem dine interne systemer og eksterne systemer. Databeskyttelsesforordningens artikel 35 introducerer begrebet konsekvensanalyse. Her tages netop fat i kortlægningen af data og de risici som behandlingen af data kan medføre. Virksomheder har pligt til at foretage en konsekvensanalyse (DPIA – Data Protection Impact Assesment), hvis der er høj risiko for personers rettigheder og frihedsrettigheder, herunder beskyttelse af personoplysninger. Det kunne der eksempelvis være, hvis du indhenter følsomme personoplysninger, og disse transporteres mellem mange interne og eksterne systemer via det åbne internet. Datatilsynet har udarbejdet en vejledning til vurdering af hvornår en konsekvensanalyse er lovpligtig.
GDPR-fortegnelse
I artikel 30 fremgår det at virksomheder med over 250 ansatte har en forpligtelse til at føre en fortegnelse over såkaldte behandlingsaktiviteter. Det er dog BiQ’s erfaring, at det ALTID er en god idé at føre en fortegnelse. Behandler du følsomme personoplysninger (såkaldte artikel 9-data), skal du uanset virksomhedens størrelse, udarbejde en fortegnelse. I fortegnelsen skal det tydeligt fremgå:
• Kontaktoplysninger på virksomhedens dataansvarlige samt evt. DPO (databeskyttelsesrådgiver)
• Hvad formålet er med at behandle personoplysninger
• Kategorier af registrerede
• Kategorier af personoplysninger
• Evt. overførsel af data til tredjelande
• Frister og procedurer for sletning af data
• Tekniske og organisatoriske foranstaltninger (sikkerhed)
• Oversigt over databehandlere
Datatilsynet har udarbejdet en vejledning til indhold og eksempel på opbygning af en fortegnelse.
Hvorfor er høj datakvalitet vigtigt?
Det er klart, at man som virksomhed gerne vil overholde loven, men en høj datakvalitet har også en lang række andre fordele. Mange virksomheder har stor fokus på at investere i software og IT-platforme, men glemmer, eller nedprioriterer, værdien af at have de rigtige data – i den rette form og kvalitet. Når der er styr på kundedata, opnår du bl.a. følgende fordele
✓ Kortere sagsbehandling
✓ Mere korrekt fakturering og afregning af kunder
✓ Beslutninger om kredit kan træffes på et sikkert og oplyst grundlag
✓ Minimering af risiko og tab, fordi der kan reageres i god tid på vigtige meddelelser
✓ Let adgang til at se om en person/virksomhed allerede er eksisterende kunde.
✓ Bedre GDPR-compliance
✓ Bedre hitrate og salgseffektivitet, når kundedata bruges til salg
✓ Kunderne får korrekt og entydig kommunikation fra dig – det øger din professionalisme
✓ Minimering af kundedubletter og dermed endnu bedre overblik over hver enkelt kundes engagement (fx. deres gennemsnitskøb, som tidligere var spredt ud på flere kundenumre
BiQ tilbyder flere forskellige løsninger til vedligeholdelse af kundedata. Læs mere her BiQ Alert og BiQ Datamanager, eller kontakt os, så vi kan tage en uddybende snak om dine muligheder.
