Senest opdateret den 17. januar 2025

1. Formål

Formålet med BiQ’s persondatapolitik er at forklare, hvordan BiQ indsamler, beskytter og anvender personoplysninger. Denne persondatapolitik er rettet mod: 

• Personer, som har en erhvervsmæssig relation til BiQ (data fra erhvervsrelationer)
• Ansatte, ansøgere og kandidater til stillinger hos BiQ (personaledata)
• Politisk eksponerede personer (data som bl.a. indgår i BiQ’s søgeværktøj BiQ Compliance)
• Teleabonnenter (data som bl.a. indgår i BiQ’s søgeværktøj BiQ Search)
• Ejendomsejere (data som bl.a. indgår i BiQ’s søgeværktøjer BiQ Insight og BiQ Search)
• Virksomheder, herunder enkeltmandsvirksomheder (data som bl.a. indgår i BiQ’s søgeværktøjer BiQ Insight, BiQ Risk og BiQ Search)

2. Generelt
BiQ er som datavirksomhed underlagt gældende persondatalovgivning, som pr. 25. maj 2018 går under betegnelsen GDPR (databeskyttelsesforordningen). BiQ optræder primært som databehandler for vores kunder – sekundært som dataansvarlig for data fra erhvervsrelationer, personaledata samt persondata fra udvalgte offentlige datakilder.
Er du borger, skal du som hovedregel rette henvendelse til den virksomhed du er kunde hos – eller direkte til den offentlige myndighed, som er ansvarlig for behandling af dine persondata. Denne persondatapolitik er derfor målrettet personer, som har en erhvervsmæssig relation til BiQ eller ansøgere og kandidater til en stilling hos BiQ. Desuden er den rettet mod personer, som optræder med personoplysninger i offentligt tilgængelige registre, og hvor BiQ optræder som dataansvarlig for at udgive disse oplysninger i forskellige søgeværktøjer.

3. Hvorfor abonnerer BiQ på dine personoplysninger i CPR-registret?
Myndigheder og private virksomheder har efter CPR-loven ret til at abonnere på oplysninger fra CPR-registret. Mange virksomheder benytter it-servicebureauer til at håndtere datakvaliteten i deres kundedatabaser, herunder en række af BiQ’s kunder. BiQ abonnerer i samarbejde med den pågældende virksomhed på dine informationer med det saglige formål, at vedligeholde kundedata bl.a. ifm. flytninger, navneskift og dødsfald. BiQ agerer som databehandler for virksomheden, som er dataansvarlig. BiQ handler alene efter instruks fra den dataansvarlige og fungerer som dennes outsourcede it-afdeling.
Hvis du er såkaldt politisk eksponeret person (PEP eller RCA) abonnerer BiQ også i nogle tilfælde på dine personoplysninger. PEP-listen er et centralt element i Hvidvaskloven. BiQ vedligeholder denne liste via CPR-registret ift. Hvidvasklovens krav om kundekendskabsprocedurer og dermed behov for at kunne gennemskue personers nuværende og historiske ejerskab af virksomheder og ejendomme. Det kræver en løbende opdatering af de politisk eksponerede personers stamdata (navn og adresse).

4. Behandling af personoplysninger fra personer med erhvervsmæssig relation til BiQ

4.1 Hvem er dataansvarlig?
BiQ A/S er dataansvarlig for behandling af dine personoplysninger, hvis du har en erhvervsmæssig relation til BiQ.

4.2 Hvad er formålet med behandling af personoplysningerne?
BiQ benytter de indsamlede personoplysninger til følgende formål:

• Kundesupport
• Administrative formål, bl.a. fakturering og servicemeddelelser
• Dit personlige login på BiQ’s dataløsninger
• Målrettet kommunikation, fx gennem nyhedsbrev, invitation til faglige seminarer, digital annoncering
• Personlig kontakt
• Markedsføring (se afsnit om markedsføringssamtykke)
• Rekruttering (hvis du er ansøger)

4.3 Hvilke kategorier af personoplysninger behandles?
Har du en erhvervsmæssig relation til BiQ, registrerer og behandler vi kun almindelige personoplysninger, og dermed ingen følsomme personoplysninger om dig.

Vi har brug for visse personoplysninger for at kunne administrere dit kundeforhold med BiQ, samt for at kunne levere målrettet og vedkommende markedsføring til dig. BiQ indsamler kun de personoplysninger, som er nødvendige for at kunne give dig den bedste og mest individuelle service.

Når du er kunde eller har en erhvervsmæssig relation til BiQ har vi – udover firmaoplysninger – som minimum brug for dit navn, telefonnummer og e-mailadresse. Derudover registrerer vi oplysninger, som er vigtige for vores betjening af dig som kunde eller kundeemne, fx dine logindata til BiQ’s dataløsninger, dine produktinteresser, din deltagelse på vores faglige seminarer, URL til din LinkedIn-profil, samt eksempelvis datoer for hvornår vi har talt sammen.

Personoplysninger om dig registreres dels i et økonomisystem (hvis du er kunde), dels i et CRM-system.
Vi opbevarer og benytter kun dine personoplysninger, så længe vi har et sagligt og legitimt formål med behandlingen.

4.4 Hvem videregives personoplysningerne til?
BiQ videregiver ikke dine personoplysninger til tredjepart.

4.5 Hvor længe opbevares oplysningerne?
BiQ behandler og opbevarer dine personoplysninger så længe der er et saglig grundlag for behandlingen. Efter endt kundeforhold slettes alle personoplysninger.

4.6 Markedsføringssamtykke
BiQ udsender udelukkende e-mails med markedsføringsindhold til personer, der på forhånd har tilmeldt sig dette og i den forbindelse givet deres samtykke. I alle e-mails indeholdende markedsføringsmateriale som udsendes fra BiQ, har du mulighed for at meddele, at du ikke ønsker at modtage e-mails fremover. Du kan til enhver tid meddele, at du ikke ønsker at modtage markedsføringsmateriale via e-mail, ved at sende en besked til [email protected].

Er du kunde hos BiQ, og har du oplyst din e-mailadresse til os, kan vi jf. Markedsføringsloven sende dig e-mails med markedsføringsindhold uden dit samtykke, såfremt vores henvendelse handler om de produkter og serviceydelser – eller tilsvarende produkter og serviceydelser – du køber hos os.
Når du tilmelder dig vores arrangementer, vores nyhedsbrev eller udfylder en kontaktformular på BiQ’s hjemmeside, giver du samtidig samtykke til at vi må kontakte dig personligt med nyheder, gode tilbud og invitationer. Du afgiver en række personlige oplysninger, fx personnavn, e-mailadresse og mobilnummer. BiQ anvender disse oplysninger til at kunne kontakte dig pr. e-mail, SMS og via sociale medier (som f.eks. LinkedIn) med tilbud om andre arrangementer, nyheder og produkttilbud, som vi tror, kunne være interessante for dig. BiQ videregiver ikke dine personoplysninger til tredjemand. Du kan til enhver tid tilbagekalde dit samtykke til at modtage nyhedsbreve og markedsføring via e-mail mv. ved at følge anvisningen i de meddelelser du modtager eller ved at kontakte os på [email protected].

5. Behandling af personoplysninger om ansøgere og ansatte

5.1 Hvem er dataansvarlig?
BiQ A/S er dataansvarlig for behandling af personoplysninger om såvel ansøgere som ansatte.

5.2 Hvad er formålet med behandling af personoplysningerne?
Som et led i ansættelser såvel som i selve ansættelsesforholdet, behandler BiQ personoplysninger om ansøgere og den ansatte. BiQ har et sagligt og legitimt grundlag samt i nogle tilfælde en kontraktlig forpligtelse til dette bl.a. i forhold til rollen som arbejdsgiver, udbetaling af løn samt indberetning til skattemyndigheder.

5.3 Hvilke kategorier af personoplysninger behandles?
Som hovedregel behandles kun ikke-følsomme personoplysninger. Som hovedregel behandles kun oplysninger som er nødvendige for ansættelsesforholdet. Det kræver ikke medarbejderens samtykke at behandle følgende ikke-følsomme personoplysninger:
• Navn, adresse og kontaktoplysninger (mobil, e-mail)
• Kontaktoplysninger på nærmeste pårørende i tilfælde af akut opståede situationer
• CPR-nummer
• Løn, arbejdstider, fravær, sygedage, ansættelsesretlige vilkår
• Kontonummer
• Skatteoplysninger
• Erfaring, kompetencer, kursusdeltagelse
• MUS-skemaer med ønsker til personlig og faglig udvikling
• Specifikke billeder af den ansatte, som vises på interne medarbejderoversigter, intranet osv.
• Situationsbilleder hvori den ansatte optræder sammen med øvrige kolleger

Er du ansøger til et job hos BiQ, behandler vi følgende personoplysninger om dig:
• Navn, adresse, telefonnummer, alder
• Uddannelsesniveau, uddannelsestype, erhvervserfaring, interesser.
• CPR-nummer

Oplysninger overføres hverken til tredjepart eller tredjelande. CV’er vi modtager opbevares i maksimalt seks måneder. Afsendelser af kontrakter samt videresendelse af ansættelsesdokumenter og CV’er foregår udelukkende via passwordbeskyttede og krypterede links. Der vedhæftes ikke filer med personfølsomt indhold i e-mails.

5.4 Hvem videregives personoplysningerne til?
Videregivelse af personoplysninger i forbindelse med ansættelsesforhold finder sted i en række forskellige sammenhænge. I visse tilfælde følger det direkte af lovgivningen – eksempelvis når BiQ skal give oplysning om den ansattes løn, pension og skat til finansielle virksomheder og myndigheder. I andre tilfælde videregives personoplysninger (eksempelvis navn, køn, alder og e-mail) til ekstern samarbejdspartner som udfører trivselsmålinger.

5.5 Hvor længe opbevares oplysningerne?
BiQ opbevarer kun personoplysninger om ansøgere og den ansatte så længe det nødvendigt – og af hensyn til de formål, hvortil oplysningerne blev indsamlet. Efter den ansattes fratrædelse kan BiQ opretholde opbevaringen af den ansattes oplysninger i en periode af hensyn til dokumentation af ansættelsesforholdet – eller af hensyn til verserende personaleretlige sager. Herefter slettes alle personoplysninger om den ansatte.

6. Behandling af personoplysninger om politisk eksponerede personer

6.1 Hvem er dataansvarlig?
BiQ A/S er – sammen med Finanstilsynet – dataansvarlig for behandling af personoplysninger om politisk eksponerede personer.

6.2 Hvad er formålet med behandling af personoplysningerne?
BiQ opbevarer og behandler dine persondata, fordi du er omfattet af den såkaldte PEP-liste (Politisk Eksponerede Personer). PEP-listen er et centralt element i Hvidvaskloven. BiQ vedligeholder denne liste via CPR-registret med udgangspunkt i CPR-lovens §38, Hvidvasklovens §10-21 og grundprincipperne i GDPR/ Databeskyttelsesloven. Specielt ift. Hvidvasklovens krav om kundekendskabsprocedurer og dermed behov for at kunne gennemskue personers nuværende og historiske ejerskab af virksomheder og ejendomme, kræver det løbende opdatering af de politisk eksponerede personers stamdata (navn og adresse). BiQ udgiver en række produkter og services under paraplyen ”BiQ Compliance”. Heri indgår data om politisk eksponerede personers stamdata samt personer på sanktionslister. BiQ abonnerer på dine persondata i CPR-registret – for at kunne servicere en bredere kreds af virksomheder underlagt Hvidvaskloven.

6.3 Hvilke kategorier af personoplysninger behandles?
Der er alene tale om almindelige personoplysninger. Der behandles alene oplysninger om navn og adresse samt evt. fødselsdato. Hvad angår abonnement på personoplysninger i CPR-registret, omfatter det kun en begrænset del af CPR’s dataindhold. Det drejer sig om navn og adresse (undtaget hvis du er navn- og adressebeskyttet) samt oplysninger om evt. værge, kontakt- og eller udlandsadresse, samt reklamespærring.

6.4 Hvem videregives personoplysningerne til?
Gennem dataopslagsværket BiQ Compliance, gives lovpligtig adgang til dine personoplysninger for en større kreds af virksomheder i den finansielle sektor. Det drejer sig konkret om virksomheder underlagt hvidvasklovgivningen, dvs. banker, realkreditinstitutter, leasingselskaber, revisorer, advokater, ejendomsmæglere, spiludbydere og pengeoverførselsvirksomheder.

6.4 Hvor længe opbevares oplysningerne?
Data om dig som politisk eksponeret person hos BiQ – såvel som abonnementet på dine personoplysninger i CPR-registret – vil blive slettet, i samme øjeblik der ikke længere er et sagligt behov herfor. Dvs. hvis du ikke længere er politisk eksponeret person og tilhører de officielt og internationalt fastsatte kategorier for politisk eksponerede personer.

6.5 Hvorfra stammer personoplysningerne (når de ikke indsamles hos den registrerede)?
Dine personoplysninger indsamles helt grundlæggende hos Finanstilsynet gennem listen over Politisk Eksponerede Personer, kaldet PEP-listen i daglig tale. Denne liste er ofte mangelfuld mht. personernes stamdata. Derfor foretages grundlæggende Google-søgning og søgning i offentligt tilgængelige søgemaskiner, for at verificere, om personen kan genkendes som en person i politiske sammenhænge, herunder om personens navn og evt. adresse kan verificeres eller kompletteres. Samtidig søges i offentligt tilgængelige søgemaskiner efter såkaldte RCA-forhold, dvs. sammenhæng med familiemedlemmer og nære forretningspartnere (Relatives and Close Associates).

7. Behandling af personoplysninger om teleabonnenter

7.1 Hvem er dataansvarlig?
BiQ A/S er – sammen med teleselskaberne – dataansvarlig for behandling af personoplysninger om teleabonnenter. Da BiQ alene er datadistributør af offentligt tilgængelige teledata, anbefaler vi, at al henvendelse vedrørende berigtigelse og sletning af personoplysninger sker direkte til kilden, som er teleselskabet hvor abonnementet er tegnet. I modsat fald kræver det kontakt til både Eniro såvel som en meget stor række af yderligere datadistributører og slutbrugere, som hver især er dataansvarlige for deres behandling af de personoplysninger, som er indeholdt i teledata.

7.2 Hvad er formålet med behandling af personoplysningerne?
Formålet er at udgive online søgetjenester, hvor brugere kan søge personer efter navn, adresse eller telefonnummer. Sekundært er formålet er opdatere virksomheders kunde- og medlemsdatabaser med korrekte telefonnumre.

7.3 Hvilke kategorier af personoplysninger behandles?
Der er alene tale om almindelige personoplysninger. Der behandles alene oplysninger om navn, adresse, telefonnummer, telefontype (fastnet eller mobil) samt evt. stillingsbetegnelse. Abonnenter som har hemmeligt nummer, hemmeligt navn og adresse – eller på anden måde er udeladt for videregivelse til oplysningstjenester, behandles ikke.

7.4 Hvem videregives personoplysningerne til?
Gennem dataopslagsværket BiQ Search, gives adgang til dine personoplysninger for en større kreds af virksomheder i brancher som energi, forsyning, inkasso, medlemsorganisationer og den finansielle sektor.

7.5 Hvor længe opbevares oplysningerne?
BiQ behandler kun dine personoplysninger så længe du har et offentligt tilgængeligt teleabonnement hos en dansk teleudbyder. BiQ udskifter og sletter data om teleabonnenter på ugentlig basis.

7.6 Hvorfra stammer personoplysningerne (når de ikke indsamles hos den registrerede)?
Kilden til teledata er mere end 100 teleselskaber, som ifølge §31 i Teleloven skal stille disse data til rådighed for dem som måtte ønske det. Eniro indsamler og behandler teledata på vegne af egne formål og videresælger data til andre datadistributører, bl.a. BiQ. I forhold til opbevaringen af disse data, er både teleselskabet, Eniro og BiQ dataansvarlige.

8. Behandling af personoplysninger om ejendomsejere

8.1 Hvem er dataansvarlig?
BiQ A/S er – sammen med Geodatastyrelsen – dataansvarlig for behandling af personoplysninger om ejendomsejere.

8.2 Hvad er formålet med behandling af personoplysningerne?
Formålet er at udgive online søgetjenester, hvor brugere kan søge personer eller virksomheder efter navn og adresse – for at se disses ejendomsejerskaber. Sekundært er formålet at søge konkrete ejendomme og se fakta om disse ejendomme, herunder ejerforhold, ejendomsvurderinger osv.

8.3 Hvilke kategorier af personoplysninger behandles?
Der er alene tale om almindelige personoplysninger. Der behandles alene oplysninger som er frit tilgængelige i Datafordeleren og som frit kan distribueres jf. myndighedens brugsret. Der behandles navn, adresse, fødselsdato og ejerandel. Ejendomsejere som har navne- og adressebeskyttelse i CPR-registret behandles ikke.

8.4 Hvem videregives personoplysningerne til?
Gennem online søgeværktøjer som BiQ Search og BiQ Insight, gives adgang til dine personoplysninger for en større kreds af virksomheder i brancher som energi, forsyning og den finansielle sektor.

8.5 Hvor længe opbevares oplysningerne?
BiQ behandler kun dine personoplysninger så længe der er et sagligt formål med behandlingen.

8.6 Hvorfra stammer personoplysningerne (når de ikke indsamles hos den registrerede)?
Kilden til ejendomsejere er Ejerfortegnelsen, som varetages af Geodatastyrelsen.

9. Behandling af personoplysninger om virksomheder – og personer i virksomheder

9.1 Hvem er dataansvarlig?
BiQ A/S er – sammen med VIRK/CVR-registret – dataansvarlig for behandling af personoplysninger om virksomheder, herunder personer i virksomheder samt enkeltmandsvirksomheder.

9.2 Hvad er formålet med behandling af personoplysningerne?
Formålet er at udgive online søgetjenester, hvor brugere kan søge virksomheder og personer efter firmanavn, personnavnnavn, adresse, telefonnummer, CVR-nummer osv. Sekundært er formålet er opdatere virksomheders kunde- og medlemsdatabaser med korrekte stamdata.

9.3 Hvilke kategorier af personoplysninger behandles?
Der er alene tale om almindelige personoplysninger. Der behandles alene oplysninger om CVR- og P-nummer, firmanavn (som for de fleste enkeltmandsvirksomheder indeholder personnavn), adresse, telefonnummer og e-mail, branche, antal ansatte, starttidspunkt og evt. ophørstidspunkt, navn og adresse på ejere, direktører, bestyrelsesmedlemmer og ansvarlige deltagere i enkeltmandsvirksomheder. Personer som er navne- og adressebeskyttet i CPR-registret, vil stadig figurere med personnavn i CVR-registret (hvis personen har en rolle i en virksomhed), dog uden adresse.

9.4 Hvem videregives personoplysningerne til?
Gennem online søgetjenester som BiQ Search og BiQ Insight, gives adgang til dine personoplysninger for en større kreds af virksomheder i brancher som energi, forsyning, inkasso, medlemsorganisationer og den finansielle sektor.

9.5 Hvor længe opbevares oplysningerne?
BiQ behandler kun dine personoplysninger så længe der er et sagligt formål med behandlingen.

9.6 Hvorfra stammer personoplysningerne (når de ikke indsamles hos den registrerede)?
Kilden til personoplysninger relateret til virksomheder er VIRK/CVR-registret.

10. IT-sikkerhed og beskyttelse af personoplysninger
BiQ har implementeret omfattende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger – og behandler på den baggrund dine oplysninger sikkert og fortroligt. Vi opbevarer dine oplysninger på computere og servere med begrænset adgang. Personoplysninger overføres ikke til tredjelande. Servere er placeret i kontrollerede og særligt beskyttede datacentre, og vores sikkerhedsforanstaltninger kontrolleres løbende af uvildige IT-revisorer for at afgøre, om vi lever op til lovens krav til beskyttelse af personoplysninger. Som kunde hos BiQ har du krav på at læse vores årlige IT-revisionsrapport. Skriv til os på [email protected] for at rekvirere en kopi af seneste rapport. Eller hent denne direkte fra vores hjemmeside på www.biq.dk

11. Indsigt og klager
Ønsker du indsigt i hvilke oplysninger der behandles om dig, skal du som hovedregel rette henvendelse til den dataansvarlige virksomhed, du er kunde hos (f.eks. dit teleselskab, din medlemsorganisation eller dit forsyningsselskab) – eller til den offentlige myndighed du er registreret hos (fx BBR-registret, CPR-registret osv.).

Er du ansøger eller ansat i en virksomhed som er kunde eller på anden måde har en erhvervsmæssig relation til BiQ, har du ret til at få indsigt i, hvilke personoplysninger, vi behandler om dig.

Ønsker du indsigt i – eller har du ændringer til – de personoplysninger, som er registreret om dig hos BiQ, skal du rette henvendelse til [email protected] eller ringe på (+45) 70 25 50 65. Du kan desuden gøre indsigelse mod BiQ’s behandling af personoplysninger om dig i henhold til databeskyttelsesforordningen. Hvis du ønsker at klage over BiQ’s behandling af dine personoplysninger, har du ligeledes mulighed for at rette henvendelse til Datatilsynet. Læs mere på www.datatilsynet.dk.